이 글은 '결재 시스템'을 처음 접하는 실무자와 기획자, 의사결정권자를 위해 전체 시리즈의 기본 개념을 잡아 주는 도입편입니다. 전자결재의 정의, 구성요소, 그리고 전형적인 결재 프로세스를 이해하면 이후 심화 편(권한 설계, 연동, 감사·보안, 자동화)에서 더 구체적이고 실무적인 대응이 가능해집니다.
1. 전자결재(Approval System)란 무엇인가? 🔗
전자결재는 종이 문서 대신 전자문서를 사용하여 결재(승인) 과정을 자동화·기록화하는 시스템입니다. 단순 승인 기능을 넘어 권한관리, 결재라인 자동화, 증빙관리, 감사 로그 보관 등 조직 운영의 핵심 기능을 제공합니다.
- 목적: 승인 속도 향상, 비용 절감, 투명한 감사 추적성 확보.
- 주요 사용자: 작성자, 결재자(팀장·부서장 등), 집행부서(재무 등), 감사자.
- 형태: SaaS형 솔루션, 온프레미스 EDMS, ERP 내장 모듈 등 다양.
2. 왜 전자결재가 필요한가? (비즈니스 가치) 🔗
- 투명성 확보 — 누가 언제 승인했는지 기록되어 내부통제 강화.
- 업무 효율화 — 결재 대기 시간 감소, 반복업무 자동화.
- 감사 대비 — 감사 시 필요한 증빙 및 로그 즉시 제공.
- 비용 절감 — 종이·보관·검색 비용 절감, 인력 운영 효율화.
3. 전형적인 결재 프로세스(개념 흐름) 🔗
아래는 결재 요청이 접수되어 집행·아카이빙 되는 전형적인 개념 흐름입니다.
- 요청서 작성 — 작성자가 목적·금액·증빙을 첨부하여 제출.
- 결재선 자동 구성 — 규칙(금액/프로젝트/부서)에 따라 결재자 자동 배치.
- 결재자 검토 — 승인·반려·보완 요청 중 하나 처리.
- 집행 트리거 — 최종 승인 시 지급·계약 체결 등 집행 프로세스 시작.
- 로그·아카이브 — 문서와 이력 보존, 검색·감사 준비.
4. 결재 유형별 특징(간단 비교 표) 🔗
| 결재 유형 | 특징 | 적용 예 |
|---|---|---|
| 정형결재 | 고정된 양식과 결재선, 규칙적 발생 | 월별 비용청구, 급여지급 |
| 비정형결재 | 케이스별 검토 필요, 유연한 승인 | 프로젝트 예외비용, 계약 조건 변경 |
| 자동승인(룰 기반) | 사전 정의된 규칙 충족 시 자동 승인 | 소액 구매, 정기 구독 갱신 |
5. 도입 전 확인 사항(간단 체크) 🔗
- 현재의 결재 관행(종이/엑셀/메모)을 문서화했는가?
- 금액 기준·권한 기준 등 기본 규칙을 경영진과 합의했는가?
- ERP·회계·인사 시스템과의 연계 필요성은 어느 정도인가?
- 감사·보존 기간 정책(법적 요구사항 포함)을 확인했는가?
6. 다음 편(시리즈 예고) 🔗
이 도입편에 이어지는 시리즈에서는 아래 주제를 심화합니다:
- 권한 설계와 SOD 적용 방법
- ERP·회계 연계 설계(실제 메시지·전표 샘플 포함)
- 감사 로그 설계 및 불변성(무결성) 확보 방법
- 자동화(룰) 설계와 RPA 연계 사례