ERP 연계 흐름도, 전표 자동 생성

기업의 결재 시스템은 단순히 “승인” 역할을 넘어 ERP(전사 자원 관리)와의 연계를 통해 회계·재무 데이터의 신뢰성을 확보하고, 비용 통제·예산 집행·전표 자동 생성까지 모두 이어지는 핵심 시스템입니다. 본 글에서는 실제 조직에서 사용하는 ERP 연계 흐름(Flow)과 전표 자동 생성 구조를 이해하기 쉽도록 단계별로 정리했습니다.

1. 결재 → ERP 연계의 전체 흐름(Overview)

가장 일반적인 ERP 연계 구성을 아래 흐름도로 정리했습니다.

[사용자 요청]
   ↓
[결재 시스템 Draft 생성]
   ↓
[결재 라우팅 / 승인 완료]
   ↓
[ERP 연계 API 호출]
   ↓
[ERP 데이터 검증 · 예산 체크]
   ↓
[전표 자동 생성(Journal Entry Posting)]
   ↓
[ERP 회계 모듈 반영(FI/CO)]
   ↓
[결과 반환 → 결재 시스템 이력 저장]
  

이 구조를 기반으로 모든 지출결의·구매요청·계약·법인카드 정산 등이 ERP와 연결됩니다.

2. 실제 연계 데이터 흐름(메시지 구조)

실제 기업에서는 결재 승인 완료 시 다음과 같은 ERP 인터페이스 메시지(JSON 또는 XML)가 전달됩니다.

{
  "docId": "AP-2025-00412",
  "docType": "지출결의",
  "requester": "홍길동",
  "dept": "경영지원팀",
  "totalAmount": 1250000,
  "items": [
    {
      "gl": "610000",
      "costCenter": "200301",
      "amount": 900000,
      "tax": 90000
    },
    {
      "gl": "630250",
      "costCenter": "200301",
      "amount": 350000,
      "tax": 35000
    }
  ],
  "approvalAt": "2025-01-20T15:22:10",
  "comment": "프로모션 물품 비용"
}
  

ERP는 이 데이터를 수신한 뒤, GL 계정·코스트센터 유효성 검증을 수행하고 전표를 생성합니다.

3. 전표 자동 생성 구조

실제 ERP(FI/CO) 전표 생성 로직은 다음과 같은 구조를 가집니다.

항목	설명
Header	문서번호, 회계일자, 회사코드, 통화, 작성자 등
Line Item(차변)	비용 계정(GL), 코스트센터, 부가세 등
Line Item(대변)	지급 예정 계정(AP), 법인카드 계정, 예수금 등

[전표 예시]

Header
- 회사코드: 1000
- 문서일자: 2025-01-20
- 통화: KRW

Line Item 1 (차변)
- GL: 610000
- Cost Center: 200301
- Amount: 900,000

Line Item 2 (차변)
- GL: 630250
- Cost Center: 200301
- Amount: 350,000

Line Item 3 (대변)
- GL: 250100 (미지급금)
- Amount: 1,250,000
  

이 전표가 ERP 회계 모듈에 기록되며, 이후 재무제표(F/S)에 반영됩니다.

4. ERP 연계 시 발생하는 오류와 검증 포인트

ERP 연계 오류는 대부분 아래 원인에서 발생합니다.

• GL/코스트센터/부서 코드 불일치
• 예산 초과(Commitment 체크 실패)
• 필수 필드 누락(예: 사업자등록번호, 부가세 유형)
• 승인되지 않은 작성 금액
• ERP 인터페이스 서버 오류 또는 Timeout

이러한 문제를 줄이기 위해 결재 시스템에서 다음 3가지 사전 검증이 자주 사용됩니다.

1. 코드 자동 검증 (GL, CC, 프로젝트 코드 자동 Lookup)
2. 예산 실시간 체크 (ERP Commitment 연결)
3. 사용자 입력 규칙 검증 (금액/부가세/증빙 규칙)

5. 결재 시스템 ↔ ERP 연계 베스트 프랙티스

• API 기반 실시간 인터페이스 적용 (Batch는 지연·오류 추적 어려움)
• 전표 생성 후 결재 시스템에 “전표번호” 역전송
• 결재 취소 시 ERP 문서 반전(Reversal) 자동 처리
• 회계팀·재무팀에서 직접 사용 가능한 Validation Rule 제공

ERP 연계는 단순한 기술 작업을 넘어, 기업의 예산 통제·비용 회계·지출 투명성을 결정하는 중요한 영역입니다. 다음 편에서는 실제 기업이 사용하는 ERP-결재 연동 구조의 고급 패턴을 더 깊게 다루겠습니다.