결재 시스템 도입 시 반드시 체크해야 할 기능 10가지

전문가 코멘트: 결재 시스템 도입에서 가장 중요한 것은 ‘기능 체크리스트’를 명확히 하는 것입니다. 사내 프로세스는 각 회사마다 다르지만, 꼭 갖춰야 하는 핵심 기능은 공통적으로 존재합니다. 아래 10가지 항목을 기준으로 시스템을 평가하면 실패 확률을 크게 줄일 수 있습니다.

1. 직관적인 결재 화면(UI/UX)

복잡한 UI는 구성원들의 사용률을 떨어뜨리고, 결재 지연·오류를 초래합니다. ‘단순함’과 ‘명확한 버튼 구성’이 핵심 요소입니다.

2. 모바일 결재 기능

외근·재택·출장 환경이 늘어나면서 모바일 결재는 사실상 필수입니다. 앱 기반 또는 웹앱으로 빠르고 안정적으로 구동되는지 확인해야 합니다.

3. 커스터마이징 가능한 결재선

조직도 기반 자동 결재선, 조건부 결재, 예산 승인 분기 등 복잡한 결재 구조를 지원해야 합니다. ‘예외 케이스’를 얼마나 유연하게 처리할 수 있는지가 핵심입니다.

4. 문서 템플릿 설정 기능

품의서, 지출결의서, 휴가신청서 등 기업별 자주 쓰는 양식이 다르기 때문에 문서 템플릿 생성 및 필드 정의 기능은 필수 요소입니다.

5. 첨부파일 및 증빙자료 관리

이미지·PDF·영수증 등 다양한 파일 첨부가 가능해야 하며, 용량 제한과 보안 정책도 함께 점검해야 합니다.

6. 다단계 승인 및 병렬 결재 지원

여러 팀이 동시에 승인해야 하는 병렬 결재, 또는 특정 금액 이상일 때 단계가 추가되는 구조 등 실제 기업들이 자주 사용하는 승인 방식에 대한 지원 여부를 확인해야 합니다.

7. 알림 및 푸시 기능

결재 대기, 반려, 완료 등 주요 이벤트에 대해 이메일·슬랙·카카오워크·앱 알림 등 다양한 채널로 알림을 지원하는지 점검하세요.

8. 로그 기록 및 감사 추적(Audit Log)

누가 언제 문서를 열었고, 수정했고, 결재했는지 기록이 필수입니다. 회계감사·내부통제 기준에서도 매우 중요한 기능입니다.

9. ERP·회계 프로그램·그룹웨어 연동

결재 시스템은 단독으로 존재하지 않습니다. ERP(더존, SAP), 회계 프로그램, HR 시스템 등과의 연동 여부가 실무 효율에 큰 영향을 줍니다.

연동 대상	확인 포인트
ERP / 회계 프로그램	전표 자동 생성, 지출 분류 자동 반영
그룹웨어	조직도 동기화, 캘린더 연동
HR 시스템	직원 정보 자동 업데이트

10. 보안 및 권한 관리

IP 접근 제한, 부서별 문서 접근 제어, 결재 권한 관리, 데이터 암호화 등은 기업 규모와 무관하게 반드시 확인해야 하는 핵심 요소입니다.

11. 최종 체크리스트 요약

아래 표는 도입 시 반드시 확인해야 할 10가지 핵심 기능을 한눈에 정리한 리스트입니다.

항목	필수 여부	점검 포인트
UI/UX	필수	단순, 명확, 오류 없는 구조
모바일 결재	필수	빠른 로딩, 안정성
결재선 설정	필수	유연한 조건 분기
문서 템플릿	필수	필드 커스터마이징 가능
첨부파일	필수	용량·형식 지원
다단계·병렬 결재	필수	복잡한 승인 구조 지원
알림 기능	필수	멀티 채널 알림
로그·감사 추적	필수	열람·수정·결재 기록
시스템 연동	필수	ERP/회계/HR 연동
보안·권한	필수	접근 제어·암호화

위 기능 10가지를 기준으로 비교하면 어떤 결재 시스템이 ‘실제 업무에 강한 제품’인지 한눈에 구분할 수 있습니다.