자동화(룰) 설계와 RPA 연계 사례

전자결재·ERP·재무·인사 시스템 등 기업 업무에서 ‘자동화(룰 기반 처리)’와 ‘RPA(Robotic Process Automation)’는 이미 필수 역량입니다. 이 글에서는 자동화 룰을 어떻게 설계하고, 이를 실제 RPA와 어떻게 연결해 업무 효율을 극대화하는지 실전 사례 중심으로 설명합니다.

자동화(룰 기반 처리)의 개념과 목적

자동화 룰은 사람이 매번 판단하거나 입력해야 하는 작업을 규칙 기반으로 시스템이 자동 처리하도록 만든 설계 구조입니다. 예: “500만 원 이하 지출비용은 팀장 자동 승인”, “재고수량이 최소수준 이하이면 자동 발주 요청 생성”.

• 업무 속도 향상: 반복·판단 패턴을 시스템이 처리
• 오류 감소: 휴먼에러 제거
• 일관성 제공: 동일 기준·룰 적용
• RPA 작업량 감소 또는 RPA와 연동된 고도화 가능

자동화 룰을 설계할 때 반드시 고려할 요소

자동화 룰 설계는 단순히 ‘조건 → 실행’ 만 작성하는 것이 아니라 아래 항목을 반드시 포함해야 합니다.

구성 요소	설명
트리거(Trigger)	룰이 실행되는 조건 (결재 승인, 문서 생성, 수량 변동 등)
조건(Condition)	금액·권한·계정·부서·기간 등 룰 판단 요소
액션(Action)	자동 생성, 자동 승인, 알림 발송, ERP 업데이트 등
예외 처리	특정 케이스 제외, 실패 시 담당자 알림

RPA와 자동화 룰의 차이와 역할 분담

자동화 룰은 시스템 내부에서 자동 처리되는 정형화된 규칙이고, RPA는 사람이 하던 UI 기반 반복 작업을 대신 수행합니다.

구분	자동화 룰	RPA
처리 범위	시스템 내부 로직	UI, 엑셀, 웹, 이메일 등 사람이 하는 작업
속도·안정성	매우 빠르고 안정적	속도는 환경에 따라 변동
적합한 업무	정책·규칙 기반 처리	반복성·대량성·비정형 UI 작업

즉, 룰 기반 자동화로 해결 가능한 업무는 시스템 내 로직으로 처리하고, 시스템 경계 밖에서 사람이 하던 ‘조작 작업’은 RPA가 담당합니다.

실제 자동화 룰 설계 사례 3가지

1) 비용 결재 자동 승인 룰

• 트리거: 지출결의서 상신
• 조건: 금액 ≤ 100만 원 & 비용 유형 = “운영비”
• 액션: 팀장 자동 승인 → 바로 회계 전표 자동 생성

2) 재고 부족 자동 발주 룰

• 트리거: 재고 수량 변경 이벤트
• 조건: 재고수량 < 최소 재고 기준
• 액션: 자동 발주 요청서 생성 + 담당자 알림

3) 인사 정보 변경 자동 처리

• 트리거: 인사발령 문서 승인
• 조건: 직책 변경 발생
• 액션: 조직도 자동 업데이트, ERP HR Master 자동 반영

RPA 연계 실전 사례

1) 카드 영수증 자동 수집 RPA

시스템 내부 룰로는 해결할 수 없는 외부 웹사이트/이메일/파일 다운로드 작업을 RPA가 자동화합니다.

• RPA가 카드사 사이트 로그인 → 영수증 다운로드
• 파일 정규화 후 결재 시스템에 자동 업로드
• 상신 문서와 자동 매칭

2) 외부 고객사 포털 정산자료 자동 업로드 RPA

• 정산자료 생성은 결재 시스템 + ERP 룰 기반 처리
• 고객사 포털은 API 미지원 → RPA가 UI 자동 업로드

3) 이메일 기반 주문서 처리 자동화

• 룰 기반: 주문서 PDF → OCR → 발주 요청 자동 생성
• RPA: 첨부파일 다운로드, 특정 폴더 저장, ERP 업로드

자동화 + RPA 통합 구조 설계 시 권장 아키텍처

아래와 같은 구조로 설계하면 유지보수성과 확장성이 크게 향상됩니다.

• 1단계: 룰 엔진(Rule Engine) – 조건/정책/액션 관리
• 2단계: 이벤트 버스(Event Bus) – 모든 트리거를 중앙으로 모음
• 3단계: 내부 자동화 처리 – ERP/인사/정산 등 직접 로직 처리
• 4단계: 외부 작업 → RPA 시스템 – UI 기반 작업 담당
• 5단계: 로그·모니터링 센터 – 자동화 성공/실패 추적

자동화 및 RPA 적용 효과

• 반복적 업무 시간 50~90% 절감
• 휴먼 에러 감소 → 데이터 품질 향상
• 결재·회계·정산 등 프로세스 속도 개선
• 인력 재배치(단순 업무 → 전략적 업무)
• 업무 표준화 및 규정 준수 강화